[CITYLAND] THƯ KÝ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHI TIẾT TUYỂN DỤNG
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Công tác hành chính – thư ký dự án
- Là đầu mối tiếp nhận, phân luồng và trình Trưởng Ban xử lý công văn, hồ sơ từ các nhà thầu và các đơn vị liên quan.
- Soạn thảo, ban hành các công văn, thông báo, tài liệu phục vụ hoạt động của Ban Quản lý Dự án.
- Theo dõi, quản lý việc phát hành và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ thiết kế, hồ sơ hoàn công, hồ sơ chất lượng và quyết toán theo đúng quy định của Công ty.
- Tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ thanh toán, quyết toán, bản vẽ shopdrawing giữa các bộ phận và nhà thầu, đảm bảo quy trình luân chuyển nhanh chóng, chính xác.
- Công tác quản lý hồ sơ – trang thiết bị – nhân sự Ban QLDA
- Cấp phát, quản lý và theo dõi tài sản, trang thiết bị, công cụ làm việc, bảo hộ lao động của Ban Quản lý Dự án.
- Theo dõi tình hình nhân sự của Ban: chấm công, báo cáo biến động nhân sự, phối hợp với phòng Nhân sự trong các thủ tục điều động, bổ sung hoặc nghỉ việc.
- Tổng hợp và lưu trữ hồ sơ nhân sự, hồ sơ công trình phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan nhà nước hoặc nội bộ.
- Công tác tài chính – báo cáo
- Thực hiện vai trò thủ quỹ: theo dõi, thanh toán, tập hợp chứng từ hoàn ứng và báo cáo chi phí hoạt động của Ban Quản lý Dự án.
- Lập báo cáo tiêu hao vật tư, hàng hóa, ngân sách hoạt động hàng tháng theo quy định.
- Hỗ trợ lập các báo cáo tổng hợp, thống kê, phục vụ công tác quản lý và điều hành của Trưởng Ban.
- Công việc khác
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Trưởng Ban Quản lý Dự án và Giám đốc Công ty.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị Kinh doanh hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên trong lĩnh vực xây dựng, bất động sản hoặc quản lý dự án.
- Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook); biết sử dụng Autocad là lợi thế.
- Kỹ năng soạn thảo, lưu trữ và quản lý hồ sơ hành chính chuyên nghiệp.
- Phẩm chất cá nhân: Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có tinh thần trách nhiệm và khả năng chịu áp lực cao.
- Kỹ năng mềm: Khả năng giao tiếp, phối hợp nhóm tốt; sắp xếp công việc khoa học; chủ động trong xử lý tình huống.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản là một lợi thế.