MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ, thủ tục

• Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, đề xuất, tờ trình từ các phòng/ban.
• Kiểm tra hồ sơ theo biểu mẫu, quy trình và yêu cầu nội bộ.
• Theo dõi quá trình luân chuyển, phê duyệt và xử lý hồ sơ.
• Kiểm soát thời hạn xử lý, chủ động nhắc việc các bộ phận liên quan.
• Phối hợp bổ sung, hoàn thiện hồ sơ khi phát sinh thiếu sót.

2. Quản lý và theo dõi quy trình nội bộ

• Theo dõi việc thực hiện các quy trình, quy định và thủ tục nội bộ của Công ty.
• Cập nhật tình trạng xử lý của các hồ sơ, đề xuất, tờ trình và công việc được phân công.
• Tổng hợp các vấn đề, điểm nghẽn trong quá trình xử lý để báo cáo cấp quản lý.
• Phối hợp với các phòng/ban để đảm bảo công việc được thực hiện đúng trình tự và thời hạn.
• Hỗ trợ rà soát, cập nhật biểu mẫu, hướng dẫn và tài liệu quy trình khi có thay đổi.

3. Admin và quản lý văn bản

• Soạn thảo, kiểm tra và trình các văn bản, công văn, tờ trình, thông báo theo yêu cầu.
• Quản lý danh mục hồ sơ, văn bản và tài liệu thuộc phạm vi phụ trách.
• Theo dõi số văn bản, ngày ban hành, đơn vị xử lý và tình trạng phê duyệt.
• Thực hiện lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm theo quy định.
• Đảm bảo hồ sơ được sắp xếp khoa học, dễ dàng tra cứu khi cần.

4. Theo dõi thủ tục dự án bất động sản

• Theo dõi tiến độ các hồ sơ, thủ tục liên quan đến quá trình triển khai dự án theo phân công.
• Tổng hợp danh mục hồ sơ cần thực hiện, cơ quan/bộ phận phụ trách và thời hạn hoàn thành.
• Phối hợp với các phòng/ban chuyên môn để cập nhật tình trạng hồ sơ.
• Theo dõi các mốc thời gian quan trọng và cảnh báo nguy cơ chậm tiến độ.
• Tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo cấp quản lý.

5. Báo cáo và tổng hợp dữ liệu

• Lập và cập nhật các bảng theo dõi hồ sơ, thủ tục và tiến độ xử lý.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Theo dõi các hồ sơ tồn đọng, quá hạn và đề xuất phương án xử lý.
• Cập nhật dữ liệu trên Excel hoặc phần mềm quản lý nội bộ.

6. Phối hợp và hỗ trợ vận hành

• Làm đầu mối phối hợp giữa các phòng/ban trong quá trình xử lý hồ sơ và thủ tục.
• Chủ động trao đổi, đôn đốc các bên liên quan để đảm bảo tiến độ công việc.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc họp, kiểm tra và làm việc với các đơn vị liên quan.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

C. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế, Quản lý xây dựng, Bất động sản, Hành chính – Văn thư hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có khả năng sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt là Word và Excel.

Kinh nghiệm

• Có từ 02 – 04 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Admin dự án, Điều phối, Kiểm soát quy trình, Quản lý hồ sơ hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại Chủ đầu tư bất động sản, doanh nghiệp xây dựng, tổng thầu hoặc các tập đoàn có hệ thống quy trình lớn.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc với hồ sơ, thủ tục và quy trình liên quan đến dự án bất động sản.

Kiến thức chuyên môn

• Có hiểu biết về quy trình vận hành và hệ thống văn bản nội bộ doanh nghiệp.
• Có kiến thức cơ bản về quản lý hồ sơ, thủ tục và kiểm soát tiến độ.
• Ưu tiên có hiểu biết về quy trình triển khai dự án bất động sản.
• Có khả năng đọc hiểu và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, biểu mẫu và văn bản.

Kỹ năng

• Kỹ năng quản lý và kiểm soát hồ sơ tốt.
• Kỹ năng theo dõi tiến độ và đôn đốc công việc.
• Kỹ năng tổng hợp, lập báo cáo và quản lý dữ liệu.
• Kỹ năng phối hợp với nhiều phòng/ban và xử lý công việc phát sinh.
• Cẩn thận, chính xác, có tư duy hệ thống và khả năng tổ chức công việc tốt.

QUYỀN LỢI

• Mức lương: Thỏa thuận
• Ký HĐLĐ, BHXH, thưởng T13, lễ tết, thâm niên, du lịch,…
• Cơ hội tham gia các dự án lớn và làm việc trực tiếp với các đối tác quốc tế.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, định hướng phát triển lâu dài.